Tietyt toimialat saavat paljon sähköpostia. Isännöinti on yksi näistä.

Kuvittele itsellesi 20 taloyhtiötä, joissa jokaisessa keskimäärin vaikkapa 60 asuntoa. Jokaisessa asunnossa keskimäärin 2 asukasta, tekee 2400 kontaktia. Toki kaikkien näiden kanssa ei olla yhteydessä, mutta toista tuhatta kontaktia ainakin kaikkinensa.

Eikä se tähän lopu. Lisäksi muut sidosryhmät, joilta lähinnä hankitaan tavaroita ja palveluita. Sähköpostia kertyy paljon ja ne pitäisi jotenkin yhdistää koskemaan tiettyä taloyhtiötä.

Omassa päässä nämä vielä pysyvätkin, mutta kun isännöitsijän apuna on toinen isännöitsijä tai assistentti, ei asiat enää kohtaa oikeita kontakteja ja taloyhtiöitä. Hommaan on löydyttävä jotain muutakin kuin Outlook.

Ratkaisuksi tulee tiketöinti. Tästä ongelmasta on kirjoittanut mielenkiintoisen jutun Isännöintiliiton kehityspäällikkö, Henrik Tuhkanen. https://www.lisavirtaa.fi/sahkopostirumbaa-ratkomassa/

Tiketöintijärjestelmällä kaikki yhteydenotot pysyvät yhdessä softassa ja kaikilla isännöintitoimiston työntekijöillä on pääsy samaan tietoon. Lomatuurauksetkin ovat entistä helpompia, kun asiat eivät ole tavoittamattomissa juuri sen taloa hoitavan isännöitsijän sähköpostilaatikossa.

Lisäksi yhteydenottoja voi koordinoida erillinen asiakaspalvelu, joka ottaa vastaan kaikki yhteydenotot ja ohjaa ne juuri kyseistä asiaa osaavalle henkilölle. Toki tietyn taloyhtiön asukkailta tulevat viestit voidaan ohjata automaattisesti myös ko. talon isännöitsijällekin, jos näin halutaan. Ja hän voi taasen ohjata asian eteenpäin esim. tekniselle isännöitsijälle.

Pointti onkin se, että tiketöinti ei ole vain sähköposti, se on tehtävänhallinnan työkalu. Sillä voidaan tehdä paljon erilaisia automaatioita, joilla helpotetaan isännöitsijöiden työkuormaa. Tärkeintä onkin viedä muistettavat asiat pois aivokapasiteetilta ja pitää tehtävälistaa tiketöintijärjestelmässä. Siitä nähdään helposti mikä tehtävä on hoitamatta ja mikä ei.

Kaupan päälle saadaan raportointi, josta nähdään mm. mikä taloyhtiö kuormittaa kuinka paljon meidän toimistoa.

Lue lisää ratkaisuistamme Novelluksen sivuilta ja ota yhteyttä!

Isännöinnin palvelunhallintakokonaisuus

Facebooktwitterlinkedinmail
Jesse Uitto

Kirjoittanut Jesse Uitto

Customer Success Manager

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *