Olin viikko sitten Logyn järjestämässä hankintafoorumissa, jossa keskustelimme epäsuorien hankintojen hallinnoinnista.
Tässä kirjoituksessa mainitut kohdat ovat osittain omia pohdintojani ja osittain tästä kyseisestä foorumista varastettuja.
Epäsuorat hankinnat haltuun
Epäsuorat hankinnathan ovat ongelma monissa isommissa yrityksissä, koska niitä hankkii monet työntekijät. Tämä johtaa isoon toimittajamäärään, isoihin variaatioihin hankittavissa tuotteissa sekä tietenkin epäedullisiin hintoihin.
Hanskojen hankinta on klassinen esimerkki, josta on usein helpoin alottaa. Yrityksessä voidaan huomata hankittavan jopa sataa erilaista hanskaa, vaikka todellinen tarve on alle kymmenen variaatiota.
Kuitenkin tarkemmin asiaa tutkittaessa huomataan osan hankittavista tuotteista olevan käytännössä samoja hanskoja, ne ovat vaan eri toimittajilla eri nimisiä. Loput variaatioista johtuvat kunkin hankkijan omista henkilökohtaisista mieltymyksistä, jotka saadaan pienellä keskustelulla yhdistettyä yhteisiksi valinnoiksi.
Eräs yritys oli saanut huomattavat säästöt myös työvaatteista. Työ ei ollut kovin likaista, joten yrityksessä huomattiin että kolme vaatekertaa voitiin vähentää vain kahteen vaatekertaan. Lisäksi pesuväliä harvennettiin. Toimittajia kilpailuttamalla myös työvaatteiden hinta tippui huomattavasti, vaikka laatu on parantunut.
Osastojen yhteistyö
Iso säästö hankinnoissa saadaankin silloin kun hankintaosasto kyseenalaistaa vallitsevat käytännöt ja halut. Onko oikeasti tarpeellista käyttää näin montaa hanskaa? Pärjäisittekö vähemmälläkin määrällä?
Tämän taklaamiseksi yrityksissä onkin luotu hankintatiimejä, joihin kuuluu hankintatoimen lisäksi myös tuotantoa. Näin toimien saadaan toimiva keskusteluyhteys ja voidaan yhdessä pohtia mikä on tarve ja miten se saadaan tyydytettyä.
Kuinka saada hankinnat uuteen muottiin?
Ihminen tykkää luontaisesti asioida toisten ihmisten kanssa. Ostaminen tuottaa myös tiettyä mielihyvää. Nämä asettavatkin suurimmat esteet epäsuorien hankintojen hallinnoimiseksi, kun ihmisiltä viedään se ainut ulkopuolinen kontakti ja he joutuvat asioimaan tietojärjestelmien kanssa.
Mukana oleminen ja yhdessä tekeminen auttaa myös näiden uusien käytäntöjen käyttöönotossa. Pääset selittämään miksi tehdään niin kuin tehdään ja samalla voit nuuskia käytännön työtä ja tarpeita.
Mikäli työntekijältä loppuu mutterit kesken, on esimies laiminlyönyt omat seurantavelvoitteensa. Ei voi tulla tilannetta, että työntekijä joutuu lähtemään lähimpään rautakauppaan hakemaan muttereita. Tai kirvesmies lähtee aamulla työpaikalle saavuttuaan hakemaan nauloja.
Iso osa epäsuorista hankinnoista onkin huonon seurannan ja ennakoinnin aiheuttamaa hätäpaikkausta.
Yksi helppo syy saada hankinnat kulkemaan järjestelmän kautta on toimittajarekisteri. Nykyisen tilaajavastuulain aikaan kun olemme velvollisia tarkistamaan alihankkijan toimintaa, voimme perustella myös omille työntekijöillemme, että emme voi hankkia tavaraa keneltä tahansa.
Järki käteen
Kuitenkin hankintojen keskittämisessäkin tulee muistaa tietty järki. Pelkästään uuden toimittajan avaaminen toiminnanohjausjärjestelmään vaatii työtä useammalta työntekijältä, eikä täten ole kustannusten kannalta järkevää. Monet yritykset ovatkin määritelleet hankintarajoja, jonka alle jäävät hankinnat saa hakea suoraan epäsuorasti. Tyypillisesti raja on 30-100 e.
Yksi tapa bongata epäsuoria hankintoja on ostolaskujen seuranta. Joissakin yrityksissä on tapana, että ostoreskontrasta lähetetään hankintapäällikölle tieto heti tai viikottain koontina aina kun he huomaavat laskun uudelta toimittajalta. Näin hankintoihin voidaan puuttua ja seurata olisiko tavaran saanut sopimustoimittajilta ja jos ei, tulisiko kyseisen tavaran hankkimiseksi solmia sopimus.
Vastaa